Tools & künstliche Intelligenz in der Steuerbranche: Ken Keiper von Novist® verrät, wie Kanzleien sinnvolle Technologien erkennen, richtig einsetzen und Überforderung vermeiden
(ots) - Digitale Tools, Automatisierung, künstliche Intelligenz: Kaum eine Steuerkanzlei kommt derzeit an diesen Schlagworten vorbei. Und doch führt die wachsende Zahl an Anwendungen in vielen Büros nicht zu mehr Entlastung, sondern zu zusätzlicher Komplexität. Während neue Software oft reaktiv eingeführt wird, bleibt der tatsächliche Mehrwert dabei unklar. Wie also gelingt es Kanzleien, technologische Entwicklungen sinnvoll zu nutzen, ohne sich im Chaos zu verlieren?
Über Jahre hinweg haben zahlreiche Steuerkanzleien digitale Werkzeuge punktuell ergänzt – ausgelöst durch gesetzliche Anforderungen, Mandantenwünsche oder externe Empfehlungen. Jede neue Anwendung versprach Effizienz, Zeitersparnis und Zukunftssicherheit. Parallel dazu wuchs jedoch die Zahl der Programme, Zugänge und Schnittstellen stetig an. So arbeiten Mitarbeiter heute häufig mit mehreren Systemen gleichzeitig, ohne klar definierten Zuständigkeiten oder einheitlichen Abläufen zu folgen. Gleichzeitig prägen Versprechen rund um Automatisierung und künstliche Intelligenz den Markt und erzeugen den Eindruck, technologisch permanent nachrüsten zu müssen. Investitionen führen jedoch nicht automatisch zu Entlastung. Stattdessen entstehen Unsicherheit, zusätzlicher Abstimmungsbedarf und Frustration im Team. „Wenn Prozesse nicht klar definiert sind, sorgt das am Ende nur noch für mehr Chaos“, warnt Ken Keiper von Novist®.
„Technologie entfaltet ihren Nutzen nun mal erst dann, wenn sie in saubere, transparente und stabile Kanzleistrukturen eingebettet ist“, fügt er hinzu. Als ausgebildeter Steuerberater mit beruflichem Hintergrund im Finanzamt zählt Ken Keiper zu den jüngsten geprüften Steuerberatern Deutschlands und verfügt über tiefe Einblicke in regulatorische Anforderungen ebenso wie in die technische Realität von Kanzleien. In bereits mehr als 500 bundesweiten Seminaren vermittelte er komplexe fachliche und technische Inhalte verständlich und praxisnah. Als fachlicher Leiter von Novist® verbindet er im Rahmen eines Coaching- und Weiterbildungssystems für Steuerkanzleien Theorie, Didaktik und eigene Kanzleipraxis. Seine klare Positionierung richtet sich dabei gegen kurzfristige Tool-Euphorie und isolierte Technikeinführungen. Wie Kanzleien stattdessen vorgehen sollten, verrät Ken Keiper hier.
Potenzial identifizieren, gängige Fehler vermeiden: So setzen Kanzleien moderne Technologie richtig ein
Zunächst gilt: Nicht jedes digitale Werkzeug ist für jede Kanzlei sinnvoll. Entscheidend ist vielmehr, wie klar Prozesse definiert sind und ob ein Tool in bestehende Abläufe eingebettet werden kann. Viele Anwendungen werden dabei maßlos überschätzt, während ihr Einsatz isoliert erfolgt und strukturelle Schwächen unberührt bleiben. Künstliche Intelligenz wird zudem häufig als Lösung für grundlegende Organisationsprobleme missverstanden, obwohl ihre Einsatzmöglichkeiten in der Steuerberatung derzeit technisch begrenzt sind. Geschlossene Systeme wie DATEV setzen beispielsweise klare Grenzen für Automatisierung und externe Anbindungen.
Einzelne KI-Anwendungen können demnach unterstützen, ersetzen jedoch keine sauberen Abläufe. Ganz im Gegenteil: Ohne einheitliche Standards verschärfen entsprechende Tools bestehende Probleme, statt die erhoffte Abhilfe zu schaffen. Eine sinnvolle technologische Entwicklung folgt daher einer klaren Reihenfolge: Zunächst müssen Abläufe vereinheitlicht und transparent gemacht werden. Erst danach entfalten digitale Werkzeuge ihren tatsächlichen Nutzen. „Automatisierung ist nur dort sinnvoll, wo Prozesse stabil und wiederholbar sind“, betont Ken Keiper von Novist®. „Zu frühe Automatisierung erhöht hingegen Fehleranfälligkeit sowie Abhängigkeiten und konterkariert damit das eigentliche Ziel moderner Technologie.“
Mit System und Mitarbeiterausbildung zum Erfolg: Worauf es für Kanzleien wirklich ankommt
Entscheidender Erfolgsfaktor jeder technologischen Entwicklung ist neben der richtigen Basis vor allem auch das Verständnis der Mitarbeiter für die eingesetzten Systeme. Tools müssen daher erklärbar, beherrschbar und im Alltag anwendbar sein, damit sie ihre Wirkung tatsächlich entfalten können. „Nicht die Anzahl der Programme entscheidet über den Fortschritt, sondern die Fähigkeit des Teams, sie sicher zu nutzen“, erläutert Ken Keiper von Novist® hierzu. Schulung und Befähigung sind demnach wichtiger als die bloße Einführung weiterer Anwendungen.
Richtig eingesetzt führen digitale Werkzeuge auf dieser Grundlage zu Entlastung, Klarheit und höherer Produktivität. Kanzleien gewinnen dadurch Sicherheit im Umgang mit technologischen Entwicklungen, während sich der Fokus spürbar von reaktivem Handeln hin zu bewussten Entscheidungen verschiebt. Technologie wird so zum unterstützenden Werkzeug statt zum zusätzlichen Belastungsfaktor. Langfristig entsteht auf diese Weise ein stabiles Fundament für weiteres Wachstum und nachhaltige Anpassungsfähigkeit.
Sie wollen Tools und künstliche Intelligenz sinnvoll in Ihre Kanzlei-Strukturen integrieren, ohne dabei für noch mehr Chaos zu sorgen? Dann melden Sie sich jetzt bei Ken Keiper von Novist® (https://novist.de/) und vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch!
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Datum: 24.02.2026 - 13:33 Uhr
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