UIMC: Viele Unternehmen kennen die Archivierungspflichten bei E-Mails nicht gut genug
Viele Unternehmen kennen die Archivierungspflichten bei E-Mails nicht gut genug (pressrelations) - men kennen die Archivierungspflichten bei E-Mails nicht gut genug
Häufig kommen Anfragen an die UIMC, ob und in welchem Umfang Unternehmen verpflichtet sind, E-Mails zu archivieren, konkret, ob ein- und ausgehende E-Mails lückenlos archiviert werden müssen. Die schnelle und ungenaue Antwort: Nein, lückenlos nicht!
Die grobe Kategorisierung der UIMC führt zu vier unterschiedlich zu bewertenden Dokument-Kategorien, und zwar E-Mail-Dokumente:
1. mit rein unternehmensinterner Bedeutung
2. ohne rechtsverbindliche Inhalte, aber unternehmensübergeordneter Bedeutung
3. nach dem Handelsgesetzbuch relevant
4. mit Bedeutung für die Besteuerung
Grundsätzlich stellt eine elektronisch übersandte E-Mail ein digitales Dokument dar, das ggf. für den Datenzugriff der Steuerbehörden im Originalformat nach neuerer Gesetzeslage maschinell auswertbar vorgehalten werden muss.
Speziell E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO "Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen der Abgabenordnung (AO)" rechtssicher zu archivieren. Auch E-Mails, die Dokumente nach dem Handelsgesetzbuch darstellen, sind gem. § 257 HGB zu archivieren. Dies sind außer rechnungslegungsrelevanten Unterlagen, bei denen sich Handels- und Steuerrecht überschneiden, so genannte Handelsbriefe. Hierbei sollte das Unternehmen wissen, dass ein Handelsbrief ein Schriftstück ist, das der Vorbereitung, Durchführung und dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dient. Diese nur handelsrechtlich relevanten E-Mails unterliegen jedoch nicht allen aufgeführten Vorgaben an die Form der Archivierung.
E-Mails der Kategorien 1. und 2. in der obigen Aufzählung müssen nach den gesetzlichen Vorschriften nicht archiviert werden, obwohl es häufig aus unternehmensinternen Gründen sinnvoll ist, sie zumindest eine gewisse Zeit hindurch vorzuhalten und damit temporär retrievalfähig aufzubewahren. Auszusortieren sind hierbei selbstverständlich nicht-dienstliche E-Mails der Mitarbeiter bei erlaubter, aber ungeregelter Privatnutzung.
Außer den Archivierungsvorschriften sollte aber jedes Unternehmen auch mit den Löschungsvorschriften vertraut sein, da es bestimmte Unterlagen gibt - zum Beispiel solche aus dem Bereich der Datenschutzgesetzgebung - deren Aufbewahrungsfrist gesetzlich vorgegebene einer gewissen Zeit abläuft und die dann gelöscht werden müssen. Hierzu sollten dann die spezifischen Löschungsvorschriften den Mitarbeitern mitgeteilt werden/bekannt sein.
Für eine tiefergehende Diskussion über diese Problemstellungen oder konkrete Beratung auf diesem Sektor kontaktieren Sie die UIMC bitte telefonisch oder unter www.uimc.de
Pressekontakt
UIMC Dr. Voßbein GmbH Co KG
Prof. Dr. Reinhard Voßbein
Nützenberger Straße 119
42115 Wuppertal
Tel.: 0202 / 265 74 - 0
Fax: 0202 / 265 74 - 19
E-Mail: consultants@uimc.de
Internet: www.uimc.de
Häufig kommen Anfragen an die UIMC, ob und in welchem Umfang Unternehmen verpflichtet sind, E-Mails zu archivieren, konkret, ob ein- und ausgehende E-Mails lückenlos archiviert werden müssen. Die schnelle und ungenaue Antwort: Nein, lückenlos nicht!
Die grobe Kategorisierung der UIMC führt zu vier unterschiedlich zu bewertenden Dokument-Kategorien, und zwar E-Mail-Dokumente:
1. mit rein unternehmensinterner Bedeutung
2. ohne rechtsverbindliche Inhalte, aber unternehmensübergeordneter Bedeutung
3. nach dem Handelsgesetzbuch relevant
4. mit Bedeutung für die Besteuerung
Grundsätzlich stellt eine elektronisch übersandte E-Mail ein digitales Dokument dar, das ggf. für den Datenzugriff der Steuerbehörden im Originalformat nach neuerer Gesetzeslage maschinell auswertbar vorgehalten werden muss.
Speziell E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO "Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen der Abgabenordnung (AO)" rechtssicher zu archivieren. Auch E-Mails, die Dokumente nach dem Handelsgesetzbuch darstellen, sind gem. § 257 HGB zu archivieren. Dies sind außer rechnungslegungsrelevanten Unterlagen, bei denen sich Handels- und Steuerrecht überschneiden, so genannte Handelsbriefe. Hierbei sollte das Unternehmen wissen, dass ein Handelsbrief ein Schriftstück ist, das der Vorbereitung, Durchführung und dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dient. Diese nur handelsrechtlich relevanten E-Mails unterliegen jedoch nicht allen aufgeführten Vorgaben an die Form der Archivierung.
E-Mails der Kategorien 1. und 2. in der obigen Aufzählung müssen nach den gesetzlichen Vorschriften nicht archiviert werden, obwohl es häufig aus unternehmensinternen Gründen sinnvoll ist, sie zumindest eine gewisse Zeit hindurch vorzuhalten und damit temporär retrievalfähig aufzubewahren. Auszusortieren sind hierbei selbstverständlich nicht-dienstliche E-Mails der Mitarbeiter bei erlaubter, aber ungeregelter Privatnutzung.
Außer den Archivierungsvorschriften sollte aber jedes Unternehmen auch mit den Löschungsvorschriften vertraut sein, da es bestimmte Unterlagen gibt - zum Beispiel solche aus dem Bereich der Datenschutzgesetzgebung - deren Aufbewahrungsfrist gesetzlich vorgegebene einer gewissen Zeit abläuft und die dann gelöscht werden müssen. Hierzu sollten dann die spezifischen Löschungsvorschriften den Mitarbeitern mitgeteilt werden/bekannt sein.
Für eine tiefergehende Diskussion über diese Problemstellungen oder konkrete Beratung auf diesem Sektor kontaktieren Sie die UIMC bitte telefonisch oder unter www.uimc.de
Pressekontakt
UIMC Dr. Voßbein GmbH Co KG
Prof. Dr. Reinhard Voßbein
Nützenberger Straße 119
42115 Wuppertal
Tel.: 0202 / 265 74 - 0
Fax: 0202 / 265 74 - 19
E-Mail: consultants(at)uimc.de
Internet: www.uimc.de
Themen in dieser Meldung:
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Datum: 29.09.2010 - 11:46 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 266125
Anzahl Zeichen: 0
pressrelations.de – ihr Partner für die Veröffentlichung von Pressemitteilungen und Presseterminen, Medienbeobachtung und Medienresonanzanalysen
Diese HerstellerNews wurde bisher 544 mal aufgerufen.
Die Meldung mit dem Titel:
"UIMC: Viele Unternehmen kennen die Archivierungspflichten bei E-Mails nicht gut genug
"
steht unter der journalistisch-redaktionellen Verantwortung von
UIMC
(Nachricht senden)
Beachten Sie bitte die weiteren Informationen zum Haftungsauschluß (gemäß TMG - TeleMedianGesetz) und dem Datenschutz (gemäß der DSGVO).
Alle Meldungen von UIMC
Klöckner: Der Kanzler sollte endlich aufwachen
PTC stellt sich jungen Talenten vor: Tag der offenen Tür in München, 12. Juni 2024
Bundeskanzler besucht HARTING auf der HANNOVER MESSE / Technologiegruppe präsentiert Innovationen für eine klimaneutrale Zukunft
Brandschutz-Programme 2024: Pläne und Nachweise effizienter erstellen
METOCLEAN Reinraumpads– Oberflächenreinigung mit passender Preis-Leistung